Od prvog sastanka do radnog dana: kako urediti kancelariju koja ostavlja dobar utisak

Devet je sati. Na stolu su laptop, otvorena beležnica i dokumenta za današnji sastanak. Za pola sata dolaze klijenti, a popodne se okuplja tim.

Ista kancelarija treba da podrži tri različite situacije: samostalan rad, prijem gostiju i zajednički razgovor. Tek tada postaje jasno koliko znači raspored u kojem svaki komad nameštaja ima svoje mesto.

Uređenje poslovnog prostora zato počinje pitanjem: kako će se ova kancelarija koristiti tokom jednog običnog dana? Odgovor povezuje menadžerski set, konferencijski sto i stolice u celinu koja izgleda usklađeno i praktična je za svakodnevni rad.

Prvi utisak počinje pre nego što razgovor počne

Zamislite da ulazite u kancelariju na prvi sastanak. Domaćin vas pozdravlja, pokazuje gde možete da sednete i odloži dokumentaciju na sto. Ima mesta za torbu, stolicu ne treba izvlačiti između ormara i zida, a razgovor može odmah da počne.

Upravo takvi detalji čine prostor prijatnim za gosta.

Pri planiranju ulaznog dela kancelarije proverite šta se vidi sa vrata i kako se dolazi do mesta za sedenje. Da li gost prolazi iza radnog stola? Da li su kablovi na putu? Mora li neko da pomeri svoju stolicu kako bi druga osoba prošla?

Uredna površina, jasno mesto za goste i slobodan prolaz često imaju više smisla od još jednog dekorativnog komada za koji nema dovoljno prostora.

Menadžerski set kao osnova radnog dela

Radni sto je mesto na kojem provodite veliki deo dana. Njegovu veličinu i raspored pratećih elemenata birajte prema onome što radite: radu na računaru, pregledanju dokumentacije, crtanju, pisanju ili kombinaciji tih aktivnosti.

Menadžerski setovi mogu biti polazna tačka za usklađivanje stola i prostora za odlaganje. Pre izbora razmislite šta treba da bude pri ruci, a šta može da stoji u udaljenijem ormaru.

Ako svakodnevno koristite fascikle, predvidite mesto za njih blizu stola. Ako radite pretežno digitalno, možda će vam više značiti pregledna radna površina i dobro rešeno povezivanje uređaja.

Posebno proverite bočne elemente: njihovu orijentaciju, ukupnu dubinu i prostor koji ostaje za stolicu. Sto koji lepo izgleda na fotografiji treba da funkcioniše i kada sednete za njega, otvorite fioku i ustanete da dočekate gosta.

Konferencijski sto daje sastanku svoje mesto

Dolaze klijenti. Potrebno je otvoriti laptop, rasporediti uzorke ili zajedno pogledati ponudu. Ako se sve odvija preko radnog stola prepunog svakodnevne opreme, prvo morate da napravite mesta.

Odvojen sto za sastanke može olakšati ovu situaciju. Dokumentacija za razgovor ima svoju površinu, dok radni deo ostaje organizovan za nastavak posla.

Pri izboru konferencijskog stola pođite od broja ljudi koji se najčešće okupljaju i aktivnosti tokom sastanka. Razgovor uz beležnice zahteva drugačiju površinu od prezentacije sa laptopovima, katalozima i uzorcima materijala.

Obratite pažnju i na položaj nogara ili postolja. Spoljašnje dimenzije stola nisu dovoljne da pokažu koliko ljudi može udobno da sedi oko njega.

Ako koristite ekran za prezentacije, proverite da li svi učesnici mogu da ga vide iz planiranog rasporeda.

Stolice birajte zajedno sa stolovima

Stolice često ostanu za kraj kupovine, iako upravo one određuju koliko će mesta zauzeti kompletna postavka.

Radna stolica, gostinska stolica i stolica za sastanke imaju različite uloge. Radnu birajte prema korisniku, mogućnostima podešavanja i odnosu prema stolu. Kod gostinskih i konferencijskih stolica razmotrite trajanje sedenja, širinu sedišta, naslone za ruke i prostor između susednih mesta.

Pre nego što odredite broj stolica za konferencijski sto, proverite njihove stvarne dimenzije. Šest uskih stolica i šest širih modela sa naslonima za ruke neće zauzeti isti prostor.

U ponudi kancelarijskih stolica uporedite modele prema nameni, pa tek onda prema boji i izgledu.

Kako povezati nameštaj bez kupovine svega iz iste kolekcije?

Usklađen prostor može nastati i kombinovanjem različitih komada. Dovoljno je da postoji nekoliko zajedničkih elemenata koji se ponavljaju.

Na primer, menadžerski sto i konferencijski sto mogu deliti sličnu završnu obradu, dok se boja stolica povezuje sa metalnim detaljima ili ostatkom enterijera.

Za početak odaberite:

• osnovni dekor ili boju većih površina;
• završnu obradu metalnih delova;
• boju i teksturu presvlaka.

Potom proverite uzorke zajedno, na svetlu prostorije koju opremate. Slični nazivi dekora ne garantuju istu nijansu, a fotografije na različitim ekranima mogu izgledati drugačije.

Ostavite i vizuelno mirne površine. Kada svaki komad privlači pažnju drugačijom bojom, teksturom ili oblikom, teže je povezati prostor u skladnu celinu.

Jedan primer: svakodnevni rad, dva gosta i nedeljni sastanak

Zamislimo direktora koji većinu dana radi sam, redovno prima do dva gosta i jednom nedeljno održava sastanak sa šestoro kolega. To znači da za timski sastanak treba planirati ukupno sedam mesta.

Ako postoji posebna sala, raspored može biti jednostavan: menadžerski set i dve gostinske stolice u kancelariji, a konferencijski sto sa odgovarajućim brojem stolica u sali koju koristi ceo tim.

Ako se sve odvija u istoj prostoriji, prvo proverite da li odvojena radna i sastanačka zona zaista staju. U plan unesite stolice u položaju za sedenje, otvorena vrata ormara i put od ulaza do svakog mesta.

Kada nema dovoljno prostora, vredi razmotriti manji radni sto i zajedničku salu za sastanke u drugom delu poslovnog prostora. Kupovina većeg broja komada neće rešiti nedostatak mesta za njihovo korišćenje.

Ovaj primer pokazuje zašto se nameštaj bira prema učestalosti aktivnosti: svakodnevni rad treba da bude praktičan, a povremeni sastanci unapred rešeni.

Pre kupovine „prođite” kroz ceo radni dan

Na skici ili u praznoj prostoriji proverite nekoliko uobičajenih situacija:

1. Sedate za sto i priključujete opremu.
2. Dohvatate dokumentaciju i otvarate fioku ili ormar.
3. Dočekujete goste i pokazujete im gde da sednu.
4. Održavate sastanak sa svim planiranim učesnicima.
5. Vraćate prostor u svakodnevni raspored.

Ako svaka aktivnost zahteva pomeranje više komada nameštaja, raspored treba doraditi pre poručivanja.

Na kraju proverite sadržaj ponude. Menadžerski set ne mora uključivati sve prikazane elemente, a stolice i dodatna oprema za konferencijski sto mogu se obračunavati zasebno.

Kancelarija osmišljena oko vašeg poslovnog dana

Dobar poslovni prostor ostavlja mesta i za rad i za ljude koji dolaze u njega. Menadžerski set, konferencijski sto i stolice treba da prate vaš način poslovanja, broj korisnika i stvarne dimenzije prostorije.

Kontaktirajte Casella tim i pošaljite skicu prostora, broj radnih mesta i uobičajeni broj učesnika na sastancima. Uz okvirni budžet i željeni rok, to je dobra osnova za predlog međusobno usklađenog nameštaja.